Hilfreiche Ratschläge

Wie man eine Hauptversammlung der Eigentümer abhält

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Von Beruf musste ich mich mit Dutzenden verschiedener Unternehmen auseinandersetzen. Und die meisten von ihnen haben ein einziges Managementproblem: die Unfähigkeit, effektive Mitarbeiterversammlungen durchzuführen. Die Bedeutung von Rallyes in einem modernen Unternehmen ist schwer zu überschätzen. Wenn ein gewöhnlicher Mitarbeiter normalerweise nur an einer wöchentlichen Besprechung teilnimmt, die maximal 3 bis 5% seiner Arbeitszeit beansprucht, besteht die Arbeit eines leitenden Angestellten aus fünfzig Prozent aller Besprechungen. Die Qualität dieser Veranstaltungen ist also keineswegs eine müßige Frage. Was muss getan werden, um die Sitzungen so effektiv wie möglich zu gestalten? Ich biete 12 bewährte Übungsschritte an:

  1. Organisieren Sie Besprechungen in Ihrer Organisation. Legen Sie fest, welche Sitzungen regelmäßig abgehalten werden, und bereiten Sie sich auf die jeweiligen Regeln vor. Beschreiben Sie im Reglement die Häufigkeit (Wochentag, Uhrzeit) und den Ort, das Spektrum der zu lösenden Probleme, die Liste der Teilnehmer an der Sitzung, den Vorbereitungsprozess und das Format des Abschlussdokuments. Koordinieren Sie die Vorschriften mit den Leitern. Machen Sie die Teilnehmer mit den einschlägigen Vorschriften vertraut. Minimieren Sie die Anzahl plötzlicher Besprechungen. Häufige Notfallbesprechungen beeinträchtigen die aktuelle Arbeit erheblich, erzeugen Nervosität und verwischen die Wichtigkeit häufiger Ereignisse.
  2. Entwickeln Sie ein Berichtsformular, mit dem sich die Teilnehmer vorbereiten und darüber berichten. Tun Sie alles, damit der gedruckte Bericht auf ein A4-Blatt passt. Es ist nicht erforderlich, alle verfügbaren Daten in den Bericht aufzunehmen. Seien Sie kurz. Legen Sie nur wirklich nützliche Datentypen fest.
  3. Das Treffen sollte einen Zweck haben. Und es ist besser, dass dieses Ziel eine Entscheidung war. Einfache Kommunikation ist einfacher und intelligenter als E-Mail.
  4. Bereiten Sie die Teilnehmer auf das Meeting vor. Sie sollten keine Manager einladen, die nicht über die für eine Entscheidung erforderlichen Informationen verfügen. Senden Sie den Teilnehmern des Meetings die erforderlichen Materialien mit einer Einschätzung der Situation, vorläufigen Ergebnissen und Lösungsvorschlägen im Voraus. Auf einer Hauptversammlung können Sie dann viel schneller Entscheidungen treffen (was das Ziel jeder hochkarätigen Besprechung ist).
  5. Sofern der Zweck des Treffens darin besteht, Entscheidungen zu treffen (und dies sollte in 95% der Fälle der Fall sein), laden Sie nicht mehr als 10 Teilnehmer ein (maximal 15). Tatsache ist, dass jede Gruppe nur dann wirksame Entscheidungen treffen kann, wenn die Mitglieder dieser Gruppe in den Prozess involviert sind und eine gewisse Beteiligung verspüren. Wenn ein Teilnehmer der Versammlung keine Gelegenheit sieht, die Entscheidungsfindung zu beeinflussen, an Diskussionen teilzunehmen, seine Position auszudrücken, wird er sich mit seinem gesamten Erscheinungsbild gleichgültig verhalten und den konstruktiven Ton der Hauptversammlung auflösen. Daher ist der Wunsch von Managern, so viele Personen wie möglich zu einer Besprechung einzuladen, schädlich. Die Aufgabe besteht darin, eine richtige und schnelle Entscheidung zu treffen und diese Entscheidung dann zu treffen (möglicherweise mit einem separaten Treffen von Managern und Managern auf der Minus-1-Ebene). Laden Sie nur diejenigen ein, die Einfluss auf die Verbesserung der Qualität von Entscheidungen haben.
  6. Das Treffen sollte von einem Moderator geleitet werden. Sie können ein Führer oder ein erfahrener Moderator sein. Die Hauptaufgabe des Moderators besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften, die Qualität der Diskussion und die Einhaltung der Konstruktivität des Dialogs zu überwachen. Wenn es sich um ein Brainstorming handelt, ist es besser, wenn der Moderator nicht der Chef ist, da die Leute in seiner Gegenwart Angst haben, sich zu zeigen.
  7. Reduzieren Sie die Besprechungsdauer so weit wie möglich. Die Einhaltung der Vorschriften (Moderator!) Wird Ihnen in dieser Angelegenheit helfen. Ich bin dafür, die wöchentliche Sitzung um 1 Uhr zu halten. Gleichzeitig beobachte ich überall, wie statt 1 Stunde 3-4 oder mehr Stunden pro Woche dafür aufgewendet werden! Eine ungerechtfertigte Zeitverschwendung für die wertvollsten Mitarbeiter! Das Meeting sollte pünktlich beginnen und enden.
  8. Verantwortung teilen. Es ist unmöglich, dass der / die LeiterIn (in) selbst eine Einführungsrede hält, über die Arbeitsergebnisse spricht, Entscheidungen genehmigt und die Diskussion leitet. Worum geht es dann bei anderen Personen bei dem Treffen? Beauftragen Sie einen verantwortlichen Moderator, der mit den Besprechungsteilnehmern vertraut ist und mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens vertraut ist. Dies kann der Leiter der Personalabteilung sein (es ist besser, Moderatoren vom Marketing oder Vertrieb fernzuhalten). Lassen Sie den Leiter eine Einführungsrede halten, umreißen Sie die Bestimmungen und die Hauptthemen für dieses Treffen und geben Sie den Teilnehmern Gelegenheit, abwechselnd über das Treffen zu sprechen. Es ist nicht ratsam, dass der Vorsitzende zuerst seine Meinung äußert. Dies demotiviert die anderen Teilnehmer. Gleichzeitig muss er jedoch unbedingt seinen Standpunkt zu dem zur Diskussion stehenden Thema darlegen.
  9. Vermeiden Sie öffentliche Verurteilung oder Bestrafung von Mitarbeitern in Hauptversammlungen. Planen Sie für diese Aufgaben Zeit für ein persönliches Treffen ein.
  10. Fixieren Sie die Grundsatzvereinbarung. Beginnen Sie die nächste Besprechung, um sicherzustellen, dass die Vereinbarungen der vorherigen Besprechung eingehalten werden. Und erst danach fahren Sie mit der aktuellen Arbeit am Format fort.
  11. Weisen Sie den Moderator an, einen Bericht über die Besprechung zu erstellen und ihn am nächsten Morgen (als späteste Frist) an alle Teilnehmer zu senden.
  12. Sei hartnäckig! Das Einrichten eines Prozesses nimmt Zeit in Anspruch. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass die Entwicklung und Implementierung eines Systems effektiver Gruppenprozesse sehr schwierig ist. Es kann sechs Monate oder sogar ein Jahr dauern. Manager werden den Prozess sabotieren. Oft wird es den Wunsch geben aufzugeben, aber nicht aufzugeben! Der Weg zu einem hervorragenden Ergebnis führt nur durch einen effektiven Prozess!

1. Wer und wann kann eine Mitgliederversammlung einberufen?

Die jährliche Hauptversammlung der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Mehrfamilienhaus findet im zweiten Quartal statt, es sei denn, die Eigentümerversammlung hat zuvor ein anderes Verfahren festgelegt. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann jederzeit abgehalten werden. Der Initiator kann sein:

  • jeder Eigentümer der Räumlichkeiten im Haus,
  • GKU "Ingenieurdienstleistungen von Stadtteilen" (sofern im Haus städtisches Eigentum vorhanden ist),
  • lokale Regierungsstelle
  • Verwaltungsorganisation (oder HOA, LCD, ZhSK).

2. Welche Fragen können an die Eigentümer eines Mehrfamilienhauses gestellt werden?

Die Hauptversammlung der Eigentümer kann beschließen:

  • Umbau des Hauses, Sanierung des gemeinsamen Eigentums in einem Mehrfamilienhaus, Verwendung von Mitteln aus dem Sanierungsfonds, Umbau und (oder) Sanierung der Räumlichkeiten, aus denen das gemeinsame Eigentum im Mehrfamilienhaus besteht,
  • Auswahl einer Methode zur Bildung eines Kapitalreparaturfonds, Erhöhung der Beiträge für größere Reparaturen, Auswahl einer Person, die befugt ist, zu Hause ein Sonderkonto zu eröffnen, und Durchführung von Operationen mit Mitteln auf dem Sonderkonto,
  • durch eine Partnerschaft von Hausbesitzern (Wohnungsbaugenossenschaft, Wohnanlage, Verwaltungsorganisation) einen Kredit oder einen Kredit zur Sanierung zu erhalten,
  • die Nutzungsgrenzen des Grundstücks, auf dem sich das Mehrfamilienhaus befindet, die Verbesserung dieses Grundstücks, die Installation einer Schranke im Innenhof,
  • Abschluss von Verträgen über die Errichtung und den Betrieb von Werbestrukturen, wenn das gemeinsame Eigentum der Eigentümer in einem Mehrfamilienhaus genutzt werden soll,
  • Wählen Sie einen Weg, um Ihr Zuhause zu verwalten,
  • aus dem Renovierungsprogramm aussteigen,
  • laufende Instandsetzung von Gemeinwesen in einem Mehrfamilienhaus,
  • Abschluss von Verträgen zwischen Eigentümern, die im Namen der Eigentümer handeln, mit Organisationen, die Ressourcen bereitstellen, und einem regionalen Betreiber für die Behandlung fester Siedlungsabfälle,
  • Zustimmung zur Verlegung von Wohngebäuden in Nichtwohngebäude,
  • andere Probleme.

3. In welcher Form kann eine Sitzung abgehalten werden?

Die Hauptversammlung der Eigentümer kann abgehalten werden:

Abhängig von der Form der Versammlung variieren der Inhalt der Versammlungsmitteilung an die Eigentümer und das Abstimmungsverfahren.

Bei der persönlichen Abstimmung sind die Eigentümer persönlich anwesend. Bei Durchführung in Abwesenheit haben die Eigentümer das Recht, sowohl persönlich an der Sitzung teilzunehmen als auch abzustimmen, nachdem sie die Tagesordnung für die Sitzung in Abwesenheit gelesen haben. Bei Briefwahl übermitteln die Eigentümer ihre Entscheidungen an die in der Einberufung der Versammlung angegebene Adresse.

Eine Abwesenheitssitzung findet statt, wenn die persönliche Sitzung nicht beschlussfähig war.

4. Welche Unterlagen müssen vor der Hauptversammlung der Eigentümer vorbereitet werden?

In Vorbereitung auf die Hauptversammlung der Eigentümer müssen Sie:

  1. Definieren Sie die Tagesordnung der Hauptversammlung.
  2. Verfassen Sie eine Nachricht, um die Eigentümer zu benachrichtigen.
  3. Erstellen Sie ein Verzeichnis der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Wohnhaus sowie Formulare und Informationsmaterialien (ein Mitteilungsformular über die Besprechung, ein Entscheidungsformular für den Eigentümer der Räumlichkeiten, ein Protokollformular usw.).
  4. Legen Sie fest, wie Sie die Eigentümer der Besprechung benachrichtigen.

5. Wie benachrichtige ich die Eigentümer des Meetings?

Wenn die Eigentümer bereits zu Beginn der Hauptversammlung festgelegt haben, dass Ankündigungen neuer Sitzungen im Treppenhaus platziert werden können, können Sie dies tun. Wenn eine solche Entscheidung nicht getroffen wurde, müssen Benachrichtigungen per Einschreiben oder persönlich zur Unterschrift eingereicht werden.

Die Eigentümer müssen spätestens 10 Tage vor dem Versammlungstermin benachrichtigt werden. Bitte beachten Sie: Es ist erforderlich, die Eigentümer des Treffens sowohl über die Verwaltungsorganisation (HOA, LCD, Wohnungsgenossenschaft) als auch über Ihr Zivilstandskomitee zu informieren, wenn sich im Haus Staatseigentum befindet.

Es wird auch notwendig sein, ein Meldungsregister zu führen, in dem die Daten der Eigentümer und die Daten ihrer Meldung angegeben sind. Wenn Sie eine Benachrichtigung per Einschreiben senden, ist das Datum der Benachrichtigung das Datum, an dem der Brief gesendet wurde. Zukünftig müssen dem Protokoll der Eigentümerversammlung postalische Belege beigefügt werden.

Wenn Sie eine Sitzung in Abwesenheit oder in Abwesenheit abhalten, müssen Sie der Benachrichtigung Abstimmungsformulare für jede Ausgabe beifügen und das Enddatum für die Entscheidungsfindung sowie den Ort oder die Adresse angeben, an den bzw. die Sie diese übertragen müssen.

6. Wie soll ich abstimmen?

Auf Vollzeit-Meeting Die Eigentümer machen sich mit den Materialien zu den auf der Tagesordnung gestellten Fragen vertraut, diskutieren diese Fragen und stimmen über jede Frage ab. Abstimmungen über Themen, die zuvor nicht auf der Tagesordnung standen, sind nicht wirksam.

Um persönlich an der Diskussion teilnehmen und abstimmen zu können, müssen die Eigentümer der Räumlichkeiten über einen Reisepass und eine Kopie eines Dokuments verfügen, aus dem das Eigentum der Räumlichkeiten hervorgeht, und Vertreter der Eigentümer der Räumlichkeiten müssen über Dokumente verfügen, aus denen hervorgeht, dass sie befugt sind, die Interessen der Eigentümer auf der Hauptversammlung zu vertreten. Wenn der Vertreter des Eigentümers abstimmt, wird dem Sitzungsprotokoll eine notariell beglaubigte Vollmacht beigefügt.

Die Abstimmung kann sowohl schriftlich als auch durch Ausfüllen der Formulare erfolgen, beispielsweise durch Anheben der Hände mit Urkunden über die Entscheidungen der Eigentümer. Die Regeln und Methoden der Stimmabgabe können von der Generalversammlung genehmigt werden.

Mitmachen Korrespondenzformular Zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt werden nur Formulare zusammen mit Nachrichten zum Meeting an die Eigentümer gesendet.

Teilzeit Das Formular beinhaltet die Möglichkeit, sowohl in Abwesenheit als auch persönlich an der Sitzung teilzunehmen.

In den Abstimmungsformularen zu jeder Ausgabe, über die die Eigentümer entscheiden müssen, sollten die Spalten "für", "gegen" und "enthalten" angegeben sein. Der Eigentümer muss eine der Antwortmöglichkeiten ankreuzen. Das Formular und dementsprechend das Votum des Eigentümers gelten als ungültig, wenn mehrere Antworten auf dieselbe Frage auf einmal notiert werden, wenn die Antworten auf die Fragen nicht angegeben werden, wenn Informationen über den Eigentümer (Vertreter des Eigentümers) nicht angegeben werden, wenn das Formular nicht die Unterschrift des Eigentümers (Vertreter) enthält. .

7. Wie werden die Stimmen der Eigentümer gezählt?

Entscheidungen über zur Abstimmung gestellte Fragen werden mit der Mehrheit der Gesamtstimmen der an der Sitzung teilnehmenden Eigentümer getroffen. Eine Ausnahme bilden Fälle, in denen die Versammlung beispielsweise über die Wahl der Methode zur Bildung eines Kapitalreparaturfonds, die Schaffung eines HOA und die Genehmigung seiner Satzung entscheidet (eine Entscheidung wird von mehr als 50% der Gesamtstimmenzahl der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Wohnhaus getroffen). In einigen anderen Fällen sind für eine Entscheidung mindestens zwei Drittel der Gesamtstimmen der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Mehrfamilienhaus erforderlich.

Die Stimmzählung wird von der Zählkommission durchgeführt, das Protokoll vom Sekretär der Generalversammlung der Eigentümer erstellt. Das Protokoll ist spätestens 10 Tage nach der Hauptversammlung abzufassen. Das Sitzungsprotokoll muss enthalten:

  • Datum und Registriernummer des Protokolls,
  • Datum, Ort und Form der Hauptversammlung,
  • Informationen über die Initiatoren des Treffens,
  • Themen auf der Tagesordnung des Treffens,
  • Angaben zu den eingeladenen und an der Sitzung teilnehmenden Personen,
  • Ort (Adresse) der Speicherung des Protokolls der Hauptversammlungen und der Beschlüsse der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Wohnhaus zu zur Abstimmung gestellten Fragen,
  • Anlagen zum Protokoll der Hauptversammlung.

Weitere Einzelheiten zu den Anforderungen für die Erstellung des Protokolls der Hauptversammlung der Eigentümer sind im Beschluss des russischen Bauministeriums enthalten.

8. Was tun nach dem Treffen?

Spätestens 10 Tage nach der Hauptversammlung der Eigentümer sind die Ursprünge der Beschlüsse und Protokolle der Hauptversammlung der Eigentümer der Verwaltungsorganisation, dem Vorstand der Gesellschaft der Eigenheimbesitzer, der Wohnungsbaugenossenschaft oder einer anderen spezialisierten Verbrauchergenossenschaft vorzulegen, die diese Unterlagen an die Moskauer Wohnungsinspektion weiterleiten. Darüber hinaus müssen sie innerhalb von 10 Tagen zur Einweisung der Eigentümer in einen für alle Eigentümer zugänglichen und von der Hauptversammlung bestimmten Raum verbracht werden. Die Originaldokumente werden an der Adresse aufbewahrt, die auch die Hauptversammlung der Eigentümer definiert.

Die Entscheidung der Hauptversammlung der Eigentümer ist für alle Eigentümer von Räumlichkeiten im Haus verbindlich, unabhängig davon, ob sie an der Versammlung teilgenommen haben oder nicht.

Wenn Sie nicht mit der Entscheidung der Hauptversammlung der Eigentümer einverstanden sind, die gegen das im Wohnungsgesetz der Russischen Föderation festgelegte Verfahren verstößt (wenn Sie an einer solchen Sitzung nicht teilgenommen oder gegen diese Entscheidung gestimmt haben), und wenn diese Entscheidung Ihre Rechte und berechtigten Interessen verletzt, Sie können Berufung einlegen.

Einspruch kann beim Gericht innerhalb von sechs Monaten ab dem Tag eingelegt werden, an dem Sie von der Entscheidung erfahren haben oder davon erfahren haben sollten. Das Gericht hat unter Berücksichtigung aller Umstände des Falls das Recht, die angefochtene Entscheidung aufrechtzuerhalten, wenn Ihre Stimme das Abstimmungsergebnis nicht beeinflussen konnte, die festgestellten Verstöße nicht erheblich sind und die Entscheidung keinen Verlust nach sich zog.

Sie können sich auch an die Staatliche Wohnungsaufsichtsbehörde in Moskau wenden, die ihrerseits das Recht hat, beim Gericht eine Erklärung einzureichen, in der die von der Hauptversammlung der Eigentümer getroffene Entscheidung für ungültig erklärt wird.

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